Dlaczego warto sprawdzić firmę, a nie tylko ofertę
Okna kupuje się raz na kilkanaście lat. Płacisz z góry przynajmniej część ceny, a na towar czekasz kilka tygodni, i przez ten czas jedyne, co masz, to umowa i zaufanie do firmy. Zanim porównasz ceny, sprawdź więc, z kim podpisujesz umowę.
Większość rzeczy sprawdzisz sam i za darmo. Poniżej kolejność, która działa.
CEIDG albo KRS: czy firma w ogóle istnieje
Firma zarejestrowana w Polsce jest w jednym z dwóch publicznych rejestrów. CEIDG (wyszukiwarka firm na biznes.gov.pl) obejmuje osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, także wspólników spółek cywilnych. W KRS (wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego) są spółki z o.o., jawne, komandytowe i akcyjne, a także spółdzielnie.
Wpisz NIP z oferty i sprawdź:
| Co sprawdzasz | Na co uważać |
|---|---|
| Status | Wpis ma być aktywny. Działalność zawieszona albo wykreślona, a w KRS likwidacja albo upadłość: nie podpisuj. |
| Data rozpoczęcia działalności | Firma sprzed kilku tygodni nie musi być zła, ale nie ma historii. Wtedy tym bardziej pilnuj płatności. |
| Nazwa i adres | Muszą zgadzać się z umową. Inna nazwa na umowie niż w ofercie to pytanie: z kim właściwie zawierasz umowę? |
| Kto reprezentuje spółkę (KRS) | Umowę powinna podpisać osoba uprawniona albo pełnomocnik z pełnomocnictwem. |
Jest jeszcze trzeci rejestr, o którym mało kto pamięta: Krajowy Rejestr Zadłużonych, prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości i dostępny dla każdego przez internet. Pokazuje, czy wobec firmy albo jej właściciela toczy się lub toczyło postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne i czy egzekucję długów umorzono, bo nie było z czego ich ściągnąć. Przy dużej przedpłacie zajrzyj i tam.
Biała lista VAT i numer rachunku
Biała lista to potoczna nazwa wykazu podatników VAT, który prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej (bezpłatna wyszukiwarka „Wykaz podatników VAT” na stronach Ministerstwa Finansów). Wpisujesz NIP i widzisz dwie rzeczy. Pierwsza to status VAT: podatnik „czynny” albo „zwolniony”, albo informacja, że firma nie jest zarejestrowana lub została wykreślona. Druga to numery rachunków firmowych zgłoszonych do urzędu skarbowego (przy firmach zarejestrowanych do VAT).
Porównaj numer rachunku z umowy albo faktury zaliczkowej z rachunkami w wykazie. Nie zgadzają się? Zapytaj o to przed przelewem, najlepiej telefonicznie pod numerem ze strony firmy, a nie z maila, który właśnie przyszedł.
Wykaz ma swoje granice. Nie pokaże prywatnego konta właściciela (są w nim tylko rachunki firmowe) ani rachunków firm, których w rejestrze VAT nie ma. Mała firma korzystająca ze zwolnienia z VAT nie musi się rejestrować, więc sam brak wpisu nie oznacza oszustwa. Taka firma nie dolicza jednak VAT, a jej rachunku w ten sposób nie potwierdzisz. Przy dużej przedpłacie to powód do ostrożności.
Opinie: gdzie ich szukać i jak je czytać
Opinie w Google, na forach budowlanych i w lokalnych grupach mówią dużo, ale trzeba je czytać z głową. Zacznij od złych i od tego, co firma na nie odpisała. Niezadowolonych klientów ma każda firma. Ważne, czy odpowiada rzeczowo i czy sprawa została załatwiona.
Pochwały miłej obsługi w salonie my pomijamy. Szukaj opinii o montażu i reklamacjach, bo problem wychodzi zwykle po montażu, przy pierwszej zimie albo przy regulacji.
- Patrz na rozkład w czasie. Kilkadziesiąt pięciogwiazdkowych opinii w jednym tygodniu, bez szczegółów, to sygnał ostrzegawczy.
- Odróżnij markę okien od sprzedawcy. Dobre okna mogą być źle zamontowane przez słabą firmę, a Ty oceniasz tę, która podpisuje z Tobą umowę.
- Poproś o referencje. Solidna firma pokaże realizacje w Twojej okolicy albo da kontakt do klienta, który się zgodził.
Adres, salon i kontakt
Sprawdź, czy pod adresem z rejestru i z umowy naprawdę jest biuro albo salon: wystarczy mapa ze zdjęciami ulicy albo wizyta. Biuro wirtualne firmy nie przekreśla. Ale przy reklamacji przyda się miejsce, do którego można przyjść, i adres, na który można skutecznie wysłać pismo.
Druga rzecz to kontakt. Stały numer telefonu, adres e-mail w domenie firmy, imię i nazwisko opiekuna zamówienia. Sam numer komórkowy i darmowa skrzynka pocztowa to przy zamówieniu na tak duże pieniądze za mało.
Kto produkuje okna, a kto je montuje
Za jednym oknem stoją zwykle trzy firmy, a w ofercie często widać tylko pierwszą:
- Producent profili (systemodawca), na przykład Aluplast, Veka, Salamander, Rehau czy Gealan. Robi profile, czyli „system”, i na tym jego rola się kończy: okien nie produkuje ani nie sprzedaje klientom.
- Fabryka okien (producent okien). Tnie i łączy profile, dodaje wzmocnienia, szyby i okucia, a jej nazwa stoi przy oznakowaniu CE i w deklaracji właściwości użytkowych.
- Sprzedawca (salon, dealer, firma montażowa). Podpisuje z Tobą umowę, mierzy i zwykle montuje. To jego sprawdzasz w rejestrach.
Znana marka profili nie mówi więc nic o tym, kto złożył okno i kto je zamontuje. Wiele firm sprzedaje okna, a montaż zleca podwykonawcom. Podwykonawca nas nie niepokoi. Niepokoi firma, która nie chce powiedzieć, kto przyjedzie. Zapytaj wprost:
- Kto przyjedzie montować: pracownicy firmy czy zewnętrzna ekipa?
- Jakim sposobem będzie montaż: tradycyjnie na piankę czy warstwowo z taśmami (ciepły montaż)?
- Kto robi pomiar i kto odpowiada za wymiar? Jak wygląda poprawny pomiar, opisujemy w poradniku jak zmierzyć okno.
- Która fabryka wyprodukuje okna i z jakich profili? Nazwę systemu możesz potem sprawdzić w naszej bazie profili okiennych.
Umowa na piśmie: co musi w niej być
Bez pisemnej umowy trudno udowodnić, co zamówiłeś, a oferta i „potwierdzenie w SMS” to za mało. W dobrej umowie jest:
- Dokładny opis okien: wymiary, system profili, pakiet szybowy (Ug), okucia, kolory, klamki, dodatki. Najlepiej z odwołaniem do numeru oferty i rysunkami. Jak rozszyfrować te pozycje, pokazujemy w poradniku jak czytać ofertę na okna.
- Zakres usługi: pomiar, demontaż i wywóz starych okien, sposób montażu, parapety, obróbki ościeży.
- Cenę brutto i stawkę VAT. Przy oknach z montażem w domu albo mieszkaniu zwykle 8%, ale są limity powierzchni (rozpisane w poradniku VAT 8% czy 23% na okna).
- Termin dostawy i montażu oraz co się dzieje przy opóźnieniu (na przykład kara umowna za każdy dzień).
- Płatności: ile, kiedy i czy przedpłata to zaliczka czy zadatek.
- Warunki odbioru i dokument, według którego oceniany jest montaż (na przykład instrukcja producenta albo wytyczne ITB).
- Gwarancję osobno na okna i osobno na montaż.
Punkt drugi pilnuj szczególnie. W wycenach, które do nas trafiają, często nie ma słowa o parapetach, taśmach ani o tym, ile potrwa montaż. Czego nie było w ofercie, to musi się znaleźć w umowie.
Uważaj też na zapisy, które w umowach okiennych uznawano za niedozwolone, na przykład: „zaliczka przepada”, „gwarancja obowiązuje dopiero po zapłacie całości”, „termin może się przesunąć o 30 dni roboczych bez konsekwencji”, „spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby sprzedawcy”. Postanowienie niedozwolone nie wiąże konsumenta, ale taki zapis mówi, że firma pisała umowę pod siebie. Dłuższa lista jest w poradniku na co zwrócić uwagę przy kupowaniu okien.
Zaliczka czy zadatek, i ile płacić z góry
To dwa różne słowa i dwa różne skutki:
| Sytuacja | Zaliczka | Zadatek |
|---|---|---|
| Kiedy | każda przedpłata, domyślnie | tylko gdy umowa tak ją nazywa |
| Rezygnujesz Ty | nie przepada sama z siebie, ale firma może żądać zapłaty za to, co już zrobiła, albo naprawienia szkody | firma może go zatrzymać |
| Firma nie wykonuje umowy | zwrot plus naprawienie szkody | możesz odstąpić i żądać dwa razy tyle |
| Umowa rozwiązana za zgodą obu stron albo nikt nie zawinił | zwrot | zwrot, bez podwajania |
| Umowa wykonana | zaliczka i zadatek wliczają się w cenę | |
Przy oknach na wymiar rezygnacja po podpisie rzadko bywa darmowa: jeśli okna są już w produkcji, firma policzy to, co wykonała, i z zaliczki może zostać niewiele.
Płać przelewem na rachunek firmy z białej listy, a gotówką tylko za pokwitowaniem z pieczątką i podpisem. Za każdą wpłatę poproś o fakturę zaliczkową albo potwierdzenie.
Przy dużym zamówieniu rozsądny jest podział: część przy zamówieniu, reszta po montażu i odbiorze. Im więcej płacisz z góry, tym większe Twoje ryzyko. My całości nie zapłacilibyśmy z góry nikomu.
Gwarancja na piśmie i Twoje prawa bez gwarancji
„Dziesięć lat gwarancji” w rozmowie nic nie znaczy. Poproś o kartę gwarancyjną albo warunki gwarancji przed podpisem i sprawdź:
- ile lat osobno na profile i kolor, szyby, okucia i montaż,
- co jest wyłączone (na przykład uszczelki, okucia, „normalne zużycie”),
- czy gwarancja wymaga płatnych przeglądów albo corocznej regulacji okien,
- czy obowiązuje dopiero po zapłacie całej ceny (taki zapis bywa uznawany za niedozwolony).
Przeczytaj też uwagi pod pozycjami wyceny. Zdarza się tam dopisek drobnym drukiem, na przykład „brak gwarancji” przy nietypowym wymiarze, i mało kto go zauważa.
To informacja ogólna, a nie porada prawna. W sporze z firmą bezpłatnie doradza miejski albo powiatowy rzecznik konsumentów.
Protokół odbioru: nie podpisuj „bez uwag” w biegu
Po montażu firma da Ci protokół odbioru. Od jego daty zwykle liczy się gwarancję, a wpisane w nim uwagi trudno później podważyć. Ekipa zwykle chce już jechać. Poczeka.
Najpierw okna. Otwórz i zamknij każde skrzydło we wszystkich pozycjach (rozwierne, uchylne, przesuwne), potem w dziennym świetle obejrzyj szyby i ramy, szukając rys, odprysków i uszkodzonych narożników. Zajrzyj też dookoła okna: taśmy albo uszczelnienie mają być na całym obwodzie, a pianka nie może wystawać.
Potem papier. Porównaj z umową kolory, klamki, szprosy, nawiewniki i rolety. Każdą usterkę wpisz do protokołu, a jeśli czegoś nie da się sprawdzić od razu, dopisz i to. Na koniec odbierz dokumenty: deklarację właściwości użytkowych, instrukcję obsługi po polsku i kartę gwarancyjną.
Czerwone flagi: kiedy lepiej odejść
Część flag dotyczy pieniędzy i terminu. „Promocja tylko do jutra”: presja czasu ma Ci przeszkodzić w porównaniu ofert i sprawdzeniu firmy, a dobra oferta będzie aktualna także za tydzień (skąd się biorą wielkie rabaty, wyjaśniamy w poradniku o rabatach na okna). 100% zaliczki przy podpisie, czyli kredytowanie firmy bez żadnego zabezpieczenia. Przelew na prywatne konto albo gotówka bez pokwitowania.
Pozostałe dotyczą tego, co i od kogo kupujesz:
- Brak pomiaru przed produkcją. Jeśli firma montuje, a nie mierzy, to kto odpowie za źle dobrany wymiar?
- Oferta bez parametrów: „okna PVC, trzy szyby, ciepłe”, bez systemu, Ug, okuć i wymiarów. Co powinno w niej być, widać w poradniku jak czytać ofertę na okna.
- Brak umowy albo „umowę podeślemy po wpłacie”.
- Nikt nie wie, kto montuje, i nikt nie chce powiedzieć, która fabryka robi okna.
Firma sprawdzona, a Ty chcesz jeszcze wiedzieć, czy cena i parametry są w porządku? Wyślij nam wycenę. Porównamy ją z rynkiem i podpowiemy, o co dopytać przed podpisem.
Krok po kroku
- Sprawdź firmę w CEIDG albo KRS. Wpisz NIP z oferty. Firma ma być aktywna, nazwa i adres zgodne z umową.
- Sprawdź białą listę VAT. Status VAT i zgłoszone rachunki bankowe. Numer rachunku z umowy musi być w wykazie.
- Przeczytaj opinie. Zacznij od negatywnych. Szukaj informacji o montażu i reklamacjach.
- Sprawdź adres i kontakt. Czy pod adresem jest biuro lub salon i czy masz stały kontakt do opiekuna zamówienia.
- Zapytaj, kto mierzy i montuje. Własna ekipa czy podwykonawca, jaki sposób montażu, która fabryka produkuje okna i z jakich profili.
- Przeczytaj umowę przed podpisem. Opis okien, termin, cena brutto z VAT, płatności, odbiór, gwarancja. Sprawdź, czy przedpłata to zaliczka czy zadatek.
- Przy odbiorze wpisz uwagi do protokołu. Sprawdź każde skrzydło, szyby i obróbkę, odbierz deklarację właściwości użytkowych i kartę gwarancyjną.
Najczęstsze błędy
- Przelew na numer z maila bez sprawdzenia. Numer rachunku porównaj z białą listą VAT, a zmianę numeru potwierdź telefonicznie.
- Podpisanie umowy w domu „na gorąco”. Przy oknach na wymiar zwykle nie ma 14 dni na rezygnację, więc decyzja po podpisie jest już wiążąca.
- Wiara w ustną gwarancję. Liczy się to, co jest w karcie gwarancyjnej i w umowie, łącznie z wyłączeniami.
- Podpis „bez uwag” na protokole odbioru, bo ekipa się spieszy. Usterki widoczne przy odbiorze trudniej później reklamować.
- Ocena firmy po marce profili. Znany producent profili ani dobra fabryka okien nie gwarantują dobrego montażu. Umowę podpisujesz ze sprzedawcą i to jego sprawdzasz.
- Mylenie zaliczki z zadatkiem, choć to słowo w umowie decyduje, co się dzieje z pieniędzmi, gdy ktoś się wycofa.
Pytania i odpowiedzi
Gdzie sprawdzić, czy firma okienna istnieje?
W CEIDG (wyszukiwarka firm na biznes.gov.pl) dla jednoosobowych działalności i w KRS dla spółek. Wystarczy NIP z oferty. Sprawdź status, datę rozpoczęcia działalności, nazwę i adres. W Krajowym Rejestrze Zadłużonych zobaczysz dodatkowo, czy wobec firmy toczy się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne.
Po co sprawdzać firmę na białej liście VAT?
Po to, żeby zobaczyć status VAT firmy i mieć pewność, że rachunek, na który płacisz, jest jej zgłoszonym rachunkiem firmowym. Chroni to przed oszustwem na podmieniony numer konta.
Ile zaliczki na okna to dużo?
Limitu w ustawie nie ma. Bezpieczniej zapłacić część przy zamówieniu, a resztę dopiero po montażu i odbiorze, bo przy 100% z góry całe ryzyko jest po Twojej stronie.
Zaliczka czy zadatek, co jest lepsze dla klienta?
Zadatek działa w obie strony: jeśli firma nie wykona umowy, możesz żądać jego dwukrotności, ale jeśli Ty zrezygnujesz, firma może go zatrzymać. Zaliczka nie przepada sama z siebie, choć firma może żądać zapłaty za to, co już wykonała, albo naprawienia szkody.
Czy mogę zrezygnować z okien w ciągu 14 dni?
Przy oknach robionych na wymiar zwykle nie. Umowa podpisana w salonie co do zasady nie daje ustawowego czasu do namysłu, a przy umowie zawartej w domu albo na odległość ustawa o prawach konsumenta wyłącza odstąpienie dla rzeczy wyprodukowanych według specyfikacji klienta. Wyłączenie nie działa tylko wtedy, gdy umowę podpisano podczas wizyty sprzedawcy w Twoim domu, na którą się nie umawiałeś: termin wynosi wówczas 30 dni. Wszystko sprawdzaj więc przed podpisem.
Kto odpowiada za montaż, jeśli montował podwykonawca?
Firma, która podpisała z Tobą umowę, o ile montaż był w tej umowie. Reklamację kierujesz do niej, nie do ekipy montażowej ani do producenta.
Jakie dokumenty powinienem dostać po montażu okien?
Protokół odbioru, deklarację właściwości użytkowych okien, instrukcję obsługi i konserwacji po polsku oraz kartę gwarancyjną z warunkami.
Czy znana marka profili oznacza dobrą firmę?
Nie. Aluplast, Veka, Salamander, Rehau czy Gealan produkują profile, okna składa z nich fabryka, a umowę podpisujesz jeszcze z kimś innym: ze sprzedawcą, który zwykle też montuje. Jego sprawdzasz w rejestrach, w opiniach i w umowie.